Consejos para usar la exportación CSV

Si FieldClock no puede exportar a su sistema de nóminas, siempre puede descargar un archivo CSV con datos para cualquier lote de nóminas.

 

Para tantos clientes que FieldClock tiene, existen tantas maneras diferentes de ordenar los datos. Por esta razón, no damos formato previo al archivo con subtotales o totales o con ninguna ordenación específica. Con los datos sin formato disponibles, puede modificar el archivo como quieres.

 

Debajo se ofrecen algunos consejos sobre cómo filtrar, ordenar o subtotales los datos para que se ajusten a sus necesidades. Para empezar, haga clic en el botón que se parece

para su lote de nóminas

 

Excel

 Cuando Excel abre por primera vez un CSV, todas las columnas tienen el mismo ancho. Esto puede hacer que sus datos sean difíciles de leer.

 

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Facilitar la Lectura de los Datos

 

Siga estos pasos para que cada columna tenga el ancho suficiente para que se ajuste a su contenido:

 

  1. Tocar el primer encabezado de columna que quieres cambiar, arrastre el mouse(ratón) hasta el último encabezado de columna. 
  2.  pone el puntero del mouse (ratón) en la línea entre 2 de las columnas seleccionadas (el cursor cambiará a una barra vertical con 2 flechas apuntando en direcciones horizontales opuestas)
  3. Haga doble clic en la linia entre 2 de las columnas seleccionadas.

 

 

Ahora Excel cambiará los anchos de las columnas seleccionadas para que coincidan con el contenido:

 

2.png

 

Clasificación y filtrar

Excel tiene excelente  tecnicas de selección y filtrar para mostrar los datos come se quieres. Siga estos pasos para habilitar filtros para los datos:

 

  1. Selectar la celda A1 (asegúrese de no seleccionar ninguna otra celda en este momento)
  2. Toque el ‘Menu de Datos’
  3. Toque ‘Filtrar’ en la sección "Ordenar y filtrar"

 

Predeterminada, Excel aplicará filtros a todas las columnas y filas que tengan datos. Puede verificar qué columnas tienen filtros buscando ver si hay un pequeño botón con un triángulo descendente

en el lado derecho de cada columna

 

Si le gustan los métodos abreviados de teclado, puede realizar los pasos 2 y 3 con “CTRL + SHIFT + L”

 

Clasificación

Cuando los filtros estén habilitados, proporcionarán acceso rápido a las opciones de clasificación y filtrado. Por ejemplo, siga estos pasos para ordenar por nombre de empleado:

 

  1. Toque el botón situado a la derecha de la celda "Nombre del empleado" (celda B1)
  2. En el menú desplegable, seleccione Ordenar A a Z
  3. Toque ‘OK’

 

Ahora su archivo está ordenado por Nombre de empleado!

 

Filtrar 

Si no necesita información, puede utilizar el mismo menú de triángulo inferior. Por ejemplo, siga estos pasos para ocultar los pagos de pausa:

 

  1. Toque el botón situado a la derecha de la celda "Tipo de pago"
  2. El menú desplegable incluirá una lista de los elementos que se encuentran en esa columna.
  3. Desactive la caja situada junto a "Pago de Pausa"
  4. Toque ‘OK’

 

Su archivo está ordenado por Nombre de empleado y no muestra los pagos de ‘Pago de Pausa.’

 

Subtotales

 Muchas personas también quieren subtotales para sus datos. Siga estos pasos para que Excel agrupe y subtotal automáticamente los datos:

  1. Ordenar los datos de acuerdo con la columna que quieres realizar subtotales. (En nuestro ejemplo, ya hemos ordenado por nombre de empleado).
  2. Toque el menu de datos
  3. Toque Subtotal en la sección "Ordenar y filtrar"
  4. Para "En cada cambio en", selectar la columna que está ordenado. (i.e. "Nombre del empleado")
  5. Para "Usar función", selectar la función matemática que quieres utilizar para los subtotales.(i.e. “Suma”)
  6. Para "Agregar subtotal a", selectar las columnas que quieres subtotales (i.e. monto pagado)
  7. Marque la casilla situada junto a "Reemplazar subtotales actuales"
  8. Si quieres un total general, marque la casilla junto a "Resumen debajo de los datos"
  9. Toque ‘OK’

Excel agregará una fila de subtotal por debajo de cada nombre de empleado (o la columna que haya ordenado o subtotal) y añadirá valores por su configuración en los pasos 5 a 6. tenga en cuenta que si cambia algún valor (o filtro), necesitará repetir los pasos 2 a 9 para regenerar los subtotales.

 

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Nota Finale

 Cuando ordenado y subtocado su hoja de cálculo, debe estar en gran forma para entrar en su sistema de nóminas de su elección!

 

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